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尽管我们正生活在一个即时通讯的时代,而且实际上每个人都可以通过这些平台进行联系。但即使你试图与你的教授取得联系,最好还是使用电子邮件。事实上,一些教授甚至坚持要求学生只通过电子邮件与他们联系。即使你很擅长沟通,在给教授写电子邮件时,你仍然可能摸不着头脑。这篇文章为大家带来澳洲留学生如何给教授写Email?
1.写一个清晰明了的主题词
你的教授可能每天都会收到数以百计的电子邮件,所以必须清楚地说明你是谁,以及发送电子邮件的目的是什么。因此,确保你包括你的姓名、班级名称,如果适用的话,还包括时期。如果你发的是关于某项作业的电子邮件,也要提到其标题。
一个很好的电子邮件主题行的例子是:"克莱尔-贝利(Claire Bailey)第二届英语--学期论文 "或 "彼得-史密斯(Peter Smith)第三期微积分问题"。如果你发邮件告诉你的教授你因为某些原因不能上课,可以用这种格式写主题行:"[姓名][班级][日期]快速说明"。
2.正式称呼你的教授
在给教授的电子邮件中,你必须始终保持一种尊重的语气。S,你应该以 "亲爱的女士/夫人/先生/[姓氏]"开始,然后再继续写邮件的其他内容。例如,你可能想以输入 "亲爱的伯纳姆女士 "开始你的电子邮件,然后按两次回车键,再写电子邮件的正文。
避免使用 "亲爱的 "的其他替代词;如 "嗨"、"你好",或类似的。永远不要用教授的名字称呼他/她,除非他们建议你和你班上的其他学生都这样做。
3.采取直截了当的方式
教授只有有限的时间来解决你的问题,所以你给他们的电子邮件应该简短、快速、连贯和直奔主题。在写正文时,要思考以下观点。
首先用一句话解释发送邮件的原因。
提出任何你必须要问的问题。
除非你有一个详细的问题,否则尽量将整个信息控制在五句话以内。
例如,你的电子邮件的正文可能是这样的"我写这封邮件是想问你关于本周三的作业。我在寻找你指定的主题的适当资源方面遇到困难--你能不能提供一些建议来开始我的研究?"
4.学会如何请求别人的帮助
如果你需要一封推荐信,简要说明原因,并明确询问他们是否愿意做这件事。用 "谢谢你 "或 "我感谢你的考虑 "来结束你的请求,而不是只在最后说 "真诚地",这也很关键。
以推荐信为例,你可以写 "如果你能抽出一些时间,我想请你写一封推荐信"。你不要试图说服你的教授去做什么,特别是如果是一个忙;只是请求就够了。
5.使用适当的拼写和语法
你的电子邮件需要写得很好,语法准确,而且,拼写和大写正确,即使你的实际信息只有一句话长。
千万不要在你的信息中使用首字母缩写或缩略语。始终保持正式的语气,即使你的老师是友好的。
例如,即使你只是递上一份作业,写 "这是我星期四的作业 "比在正文中写 "星期四的作业 "要好。
6.完美地结束电子邮件
有几种方法来结束你的正式电子邮件,但你应该总是以表达你的感激之情来结束给教授的电子邮件,然后在另一行签上你的名字。
可能替代 "谢谢你 "的是 "真诚的"、"最好的 "和 "问候"。不要使用 "谢谢"、"干杯 "这样的词,因为它们可能会让人觉得太随意。你可以在一行写上 "谢谢你",按回车键,然后在下一行写上你的全名。
7.确认你的教授的答复
一旦你的教授回信,一定要确认你收到他/她的邮件。一个简单的 "谢谢 "就足够了。如果需要,可以写一封内容丰富的电子邮件,并牢记这些准则。如果你的问题或疑问没有通过电子邮件得到妥善解决,请要求预约与你的教授会面。
你可以说:"谢谢你解决我的疑问。我将在课堂上见到你"。
如果你在这个问题上需要更多的指导,你可以写道:"我感谢你对这个问题的看法。是否有可能亲自见面,更详细地讨论这个问题?"
8.如果需要,发送后续电子邮件
如果你有一个紧急问题找不到答案,而你在三天内没有收到答复,你可以发送一封后续邮件。
跟进时,要礼貌而简短,承认你发出的第一封电子邮件,解释为什么你必须尽快知道答案,并写道:"我只是需要向你复查,以防你没有收到我的第一封电子邮件"。(或类似的话)。不要发送多于一封的后续邮件。
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