在英语中，在格式化正式或商业信函时应使用许多官方信函格式约定。此外，你尽量把信写得简单明了，不要把信写得过长。切记不要使用缩略语等非正式用语。
回信地址应写在正式信件的右上角。这通常是您的地址，但也可以是应向其发送回复的任何其他地址。
添加您要写信给的人的地址。收件人的地址应写在左侧，通常从您的地址下方开始。
不同的人将日期放在页面的不同侧面。您可以将其写在您要写入的地址后一行的右侧或左侧。
开始一封正式的英文信件的秘诀是以正确的方式问候你的收信人，这被称为称呼。如果您知道要写信给的人的姓名，请在此处使用“先生”或“女士”，否则请写下他们的全名，包括他们的头衔。请记住，尽量不要过于随意。
例子：
a) 如果您不知道收件人的姓名，请使用以下示例：
尊敬的女士，
尊敬的先生，
尊敬的先生或女士，
b) 如果您知道姓名，请仅使用头衔(先生、夫人、小姐或女士等)和姓氏。如果你写信给一个女人，不知道她是用 Mrs还是Miss，你可以用Ms，它既适用于已婚女性，也适用于单身女性。
用正式的语言写信的正文。要直接并尽量保持简短，通常总共三到四段。第一段应该简短，旨在介绍您并说明信件的目的——进行询问、投诉、提出要求等。信件中间的一段或几段应包含写信背后的相关信息。大多数英文字母都不是很长，所以要保持信息的本质，并集中精力以清晰和合乎逻辑的方式组织它，而不是扩展太多内容。正式信件的结尾一段应该说明您希望收件人采取什么行动——退款、向您发送信息等。
签上您的名字，如果您认为您的收件人可能不知道您是男性还是女性，请将您的头衔放在您姓名后的括号中。或者，包含您的电话号码和电子邮件地址也很有帮助。
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