如何用 7 个步骤撰写Report(外加小贴士)

撰写Report是各种工作的一个典型方面。了解如何撰写有效的报告是一项有用的技能，可以让你在任何工作场所都大显身手。不过，如果您想撰写专业报告，就需要了解报告的典型内容以及如何开始撰写。

在本文中，我们将讨论如何撰写报告以及报告在工作中的应用，此外，我们还将介绍报告的基本格式和要素，以及成功撰写报告的技巧。

一、什么是报告?

报告是介绍调查、项目或行动结果的书面文件。它也可以是对特定问题或数据集的深入分析。报告的目的是提供信息和教育，并为未来行动提出选择和建议。报告是科学、技术、医疗保健、刑事司法、商业和学术等数十个行业不可或缺的要素。报告通常由几个关键要素组成，包括：

1.事件或活动的详细总结

2.事件影响分析

3.评估事实和数据

4.预测事件可能造成的后果

5.下一步行动建议

6.结论

二、写作技巧

1. 确定参考范围

许多正式报告包括一个详细介绍文件“参考范围”(或ToR)的部分。这些术语包括：

报告的主题是什么

为什么需要这份报告

报告写于何时

其目的是什么

明确这些术语有助于作者和读者都理解报告的重要性以及它希望达到的目标。参考范围通常在第一段中解释，以便读者可以在不必阅读整个文档的情况下确定其相关性。

注意：早期明确具体的术语将帮助您创建报告的大纲，并在整个撰写报告过程中保持讨论的正确方向。

2. 进行研究

大多数报告将要求您收集与您的主题直接相关的数据。如果您例如是一名医生，拥有患者病历副本，您可能已经可以访问这些信息。然而，如果您的任务是分析问题和/或调查事件，您可能需要花一些时间请求、查找和组织数据。

解释数据并以读者易于理解和遵循的方式格式化数据是撰写报告的重要部分。对于您的报告，您可能需要创建图表、图形或时间线，以使原始信息更容易理解。您还需要仔细引用您的来源并跟踪您找到报告数据的地点和方式，以专业方式呈现它。

3. 创建报告大纲

撰写报告的下一步是构建您的报告大纲。这通常看起来像是文档中所有不同部分的项目符号或编号列表。您的报告大纲可能类似于以下内容：

封面

目录

引言

参考范围

程序摘要

研究结果

分析

结论

参考文献或参考书目

这些部分的顺序以及是否决定全部包含取决于具体类型的报告、报告的长度以及其需求有多正式。在编写大纲时最重要的是包含所有必要的部分并消除任何与报告目的无关的内容。

4. 写初稿

撰写报告的初稿是构建成功报告的最重要阶段之一。第一稿的目的不是撰写完美的文件，而是将您的信息的主要要点从头脑中提取到纸上。您将有时间添加和编辑此初步尝试，因此您的主要目标只是将您的数据和分析组织成最终成品的初步草稿。

在撰写报告的初稿时，您可能会发现数据存在漏洞或分析存在问题。记下这些问题，但不要在写作过程中尝试解决它们。相反，完成初稿，将解决问题的工作留到开始编辑过程时。

5. 分析数据并记录研究结果

每份报告的重点都是“研究结果”部分，即您呈现数据解释的部分。例如，对于会计师，研究结果可能涉及解释为什么公司上个季度的股票下跌。对于环境科学家，报告的研究结果可能包括对可生物降解塑料实验的摘要以及结果如何影响废物管理方法。

研究结果部分应始终提供与您正在处理的主题或问题相关的有价值的信息，即使结果不太理想。如果您得出结论称数据不足或研究方法存在缺陷，您需要以专业准确的方式解释这一点。

6. 提出建议行动方案

报告正文的最后一部分是您的建议行动方案。在审查数据并分析任何结果之后，您有资格提出对您的研究结果应采取的行动的建议。例如，审查了他们的团队过去工作的加班小时数后，项目经理可能会建议增加另一名成员。

7. 编辑并分发报告

撰写报告的最后阶段是对其进行彻底编辑并将其分发给您的受众。您需要编辑以修正语法错误、拼写错误和打字错误。

您还需要仔细检查您的数据，确保引用正确，并阅读整个文档以确保它呈现出一个连贯的叙述。如果报告将由广泛的受众阅读，您可能决定请别人校对它或征求他们对内容可读性的意见。

分发报告可以采用不同的形式，具体取决于您的特定职业。您可以通过电子邮件发送给您的主管，或在工作会议上口头呈现，或在期刊上发表。无论以何种方式或在何处阅读，您的目标始终是创建一个简明、信息丰富且有效的文件，以提高工作场所的生产力。

三、成功撰写报告的技巧

以下是指导如何撰写报告的一些最终建议：

1.了解你的受众。了解报告的受众是谁，他们为什么需要这些信息，以及你希望他们在阅读报告后做些什么。了解受众有助于指导报告风格，确保有效传达信息。

2.仔细校对。没有什么比漏掉一个错别字更能毁掉一份高质量的报告了。在提交或展示您的报告之前，请务必仔细校对报告中的任何错误。

3.虚心接受反馈意见。根据您的职位，您可能会收到对您报告的批评或反馈。尽量保持乐于接受批评的态度。如果您愿意接受反馈并执行上级的建议，您的写作水平很可能会因此而提高。

4.合理利用时间。撰写一份高质量的报告可能需要几个小时到几周的时间。在开始之前，请务必做好时间预算，并制定定期写作计划和/或每日任务，以保证写作进度。

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