留学生刚出国的时候,最不适应的事情之一就是铺天盖地的邮件沟通,发成绩、找同学、联系学校、Appeal……通通都需要通过邮件解决。
当然啦,联系教授答疑或者约Meeting更要通过邮件!
于是在国内很少写邮件或者很少写邮件给教授的同学难免蒙圈。
但是,写邮件这件事,是无论如何都不可避免的,而且一封得体的邮件还会让教授对你有个很好的印象!
今天我们就来学习,留学生如何才能写出礼貌得体的邮件吧~不会的同学快学起来!
如何称呼教授?
首先要注意的是,老师的职称不同,Title是不一样的,想要在称谓上表达尊重,可以套用这样一个公式:
Dear Professor+姓氏
如果确定老师有PhD学位,就可以用 Dear Dr+姓氏,如果你的老师是一位女士,也可以使用Mrs或Ms,但是要注意,前者只适用于已婚女士,如果不确定她的婚姻状况 ,最好选择Ms。
千万不要直呼其名,除非教授要求你这么做,同时要注意名字拼写是否正确,叫错名字的话难免会给老师留下不好的印象。
准确、清晰地填写邮件主题
教授们往往比较忙碌,如果你希望和教授通过邮件高效交流,一定要注意主题的清晰和简练!
如果你和该教授之前没有邮件往来,第一封邮件就可以是:
课程名称+课程时间+邮件主题
比如:medi5001,Lecture Tuesday 4pm-6pm,Question about data collection for project
教授只要看到这个主题,就会立刻对你的身份、邮件内容有个比较清楚的认识。
介绍写这个邮件的原因要简洁且礼貌
邮件正文需要说明为什么你要写这个邮件,这里注意两个点:
① 再次对自身情况进行介绍,比如所学课程、课程时间等
② 简要的说下写邮件的原因
如果你能预想到这件事可能会有的问题,就可以提出一个相对可行的解决方案给教授看。
中式思维要避免
很多中国留学生都觉得,写邮件开门见山不礼貌,所以开篇弯弯绕绕写了一堆后再进主题。
或者,有的同学有好几个问题想问教授,于是就习惯性地把最重要的一个放在最后,结果教授可能只回复了前两个。
所以,给外国教授写邮件时,我们要记住这两个小Tips:
① 外国人习惯第一个是最重要的,最后一个则不是。
② 教授通常都很忙,更喜欢一目了然的邮件。
所以同学们可以在礼貌简洁的介绍自己后,就可以开门见山地说明问题啦,并且要将重要问题放在前面。
署名不要乱写
署名的时候要署全名,包括姓和名,要注意的是,如果邮箱的名称是你的姓名,最好让这二者保持一致。
对于大多数留学生来说,注册学校账户之后得到的邮箱往往是你的中文名字+学号,有的小伙伴喜欢在邮件末尾署自己的英文名,这就造成了名字和邮箱对不上的情况,最好不要这么做,这会让教授感觉混乱!
反复检查,避免低级错误
和发微信不一样,邮件发出去是不能撤回的,如果不小心有语法错误或者拼写错误,很有可能会给教授留下不好的印象。
所以发送之前,一定要检查语法、语言等低级错误,可以尝试用出生朗读的方法来检查。
除了语法之外,语气、邮件结构、目的是否写明确了等等这些也需要多检查几次,避免有表述不清造成误会的情况。
如果发送之后教授给了你回复,一定要再次回复教授,表达自己收到了邮件并表示感谢。
最好使用学校邮箱
每个大学都有自己的内部沟通邮件系统,使用学校的邮箱给教授发送信息,可以有效避免邮件被丢进垃圾箱内这种尴尬的情况。
而且学校的邮箱可以帮助教授快速了解你的信息并确认你就是本校的学生,有利于高效沟通!
注意语言使用得体
要时刻谨记这是发给教授的,不是社交平台发给朋友的信息,所以有3点大家要注意:
① 慎用表情符号,比如:)
当然有的同学可能收到过教授的回复里出现了类似的符号,所以这类表情符号不是不能用,而是需要先摸清楚教授的喜好之后再做打算,万一对方是一个很严肃的教授,就不适合使用表情符号啦。
② 别用缩写
很多英文缩写和国内的网络语言一样,一般年轻人之间会比较流行,而且不太正式。
③ 别随便大写
将单词大写有提醒注意的作用,所以很多同学喜欢在重要的地方使用大写拼写单词来突出重点。但是大写是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈感情的方式,有点大喊大叫的感觉,不太礼貌。
不要过分殷勤
不礼貌的极端就是太过于礼貌,或者说过于殷勤。
在邮件中对教授表达礼貌很重要,但是要适度,别搞得像是在阿谀奉承。
尊重教授的同时也要尊重自己,只有不卑不亢才能得到对方的尊重!
总结来说,写邮件的时候只要逻辑清晰、无语法错误、目的明确、礼貌有节,就能够完成一个得体的邮件~
需要给学校或者教授写邮件的同学们,快学起来吧~