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首先,报告与论文、博客文章或新闻文章不同。报告的主要思想是介绍关于一个特定主题、情况或事件的事实。它不是为了支持观点或假设。信息必须以清晰和简明的方式呈现,这就是为什么适当的报告写作格式是至关重要的。正如有不同类型的报告一样,也有不同的方式来传递它们。报告可以是印刷文件,也可以是交互式幻灯片,甚至是视觉信息图。无论你的报告的视觉构成如何,都要遵循本文的格式。对于你选择的任何格式,内容的设置都应该是一样的。
我们要介绍的第一种报告类型是年度报告。这通常会总结一个企业一年的进展和业绩,让主管和团队成员知道公司的表现。它可以包括从网站分析到销售利润的任何内容,取决于报告的对象。
提供给你的团队的一份报告是基于你在各种项目和目标中的进展的每周报告,这很有帮助。这可以是一个简单的单页,也可以是一个有具体更新的更深入的报告。
通过向客户和团队成员提供项目报告,使他们了解你正在进行的各种项目的最新情况。这可以包括你的报告进展的时间表和每个部分的最后期限,以保持每个人都在同一页面。
让你的团队了解你的销售和/或营销策略的最新进展是至关重要的。把显示利润率、参与度的增加等的图表放在一起。这些类型的报告也是确定你的战略是否有效或是否需要在未来进行一些调整的好方法。
有时,如果你需要做一些深入的研究,呈现这些信息的最好方式是研究报告。无论是科学发现,还是研究中的数据和统计,等等,研究报告都是分享你的成果的一个好方法。
学术报告是为一个班级创作的报告,通常是在研究生或本科大学。它遵循正式的写作风格,深入研究与学生学术研究有关的主题。
现在我们进入了这一部分,最终的英文报告写作格式。虽然这可能会根据你的数据和信息而有所不同,但遵循这种格式总是会成为任何报告的一个好的开始。
标题(Title):清晰而简明的报告标题。
目录(Table of Contents):专门介绍你的报告内容的一页。
摘要(Summary):对整个报告的概述--你需要等你完成整个报告后再写这部分。
引言(Introduction):介绍你的报告主题和读者将在整个页面中发现的内容。
主体(Body):报告中最长的部分,汇编你所有的信息,并使用数据可视化来帮助展示它。
结语(Conclusion):与摘要不同,这部分是报告主体的结论,并总结你所有的发现。
建议(Recommendations):一组建议的目标或步骤,以完成本报告中提供的信息。
附录(Appendices):用来汇编报告中信息的来源清单。
这八个要素中的每一个都能确保你不遗余力,让你的读者清楚地知道他们在你的报告中学习了什么,以及你是如何收集这些信息的。你的下一步是开始写提纲。在大纲的每个点上,用一两句话来描述里面要写的内容。它不需要说太多,只是为你以后的工作提供一个思路。在整体设计上也要输入一些设计思路。例如,在目录部分,只需添加你希望它只涵盖一页或幻灯片,如果你想只添加主要部分的页面,或者也想添加分节,请做个说明。在附录部分,列出所有你使用的资料来源的链接,并在你做更多研究时添加。你在报告中提到的每一个来源都必须在这里列出。你的大纲中最重要的部分是正文部分。在这里,创建一个内部的章节和子章节的大纲,以便你以后写作时可以遵循。
在你起草了大纲之后,是时候把所有的内容放到报告中去了。我们上面提供的提纲是你唯一需要的报告写作格式。如果需要,你可以增加章节,但不要拿走任何章节。
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